Büroumzug: Was passiert mit Möbeln, Akten und IT?

Was gehört alles zu einem Büroumzug?

Wenn ein Unternehmen sein Büro umzieht, müssen meist unterschiedliche Arten von Inventar gleichzeitig organisiert werden. Neben klassischen Büromöbeln gehören dazu beispielsweise Dokumente, Computer, Monitore, Drucker, Server oder technische Geräte.

Dabei haben die einzelnen Bereiche unterschiedliche Anforderungen:

Büroumzug richtig planen

Eine gute Vorbereitung ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für einen reibungslosen Firmenumzug. Je größer das Unternehmen und je komplexer die technische Ausstattung ist, desto früher sollte mit der Planung begonnen werden.

Zunächst sollte das gesamte Umzugsvolumen erfasst werden. Dazu gehören nicht nur Möbel, sondern auch Akten, technische Geräte und sonstiges Inventar.

Anschließend können unter anderem folgende Fragen geklärt werden:

Bei komplexeren Büroumzügen kann es sinnvoll sein, Verantwortlichkeiten, Ablaufzeiten und Bestände schriftlich zu dokumentieren. Dadurch wird klarer, welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erledigt werden muss.

Was passiert mit den Büromöbeln?

Schreibtische, Schränke, Regale, Konferenztische und Bürostühle machen bei vielen Umzügen einen großen Teil des Transportvolumens aus. Nicht jedes Möbelstück muss jedoch zwingend komplett montiert transportiert werden.

Je nach Größe und Bauweise können Möbel vor dem Transport demontiert und am neuen Standort wieder aufgebaut werden. Das erleichtert teilweise die Handhabung und kann insbesondere bei größeren Möbelstücken sinnvoll sein.

Vor dem Büromöbel transportieren sollte außerdem geprüft werden:

Eine vorherige Raumplanung kann dabei helfen, unnötige Zwischenbewegungen am neuen Standort zu vermeiden.

Was passiert mit alten oder nicht mehr benötigten Büromöbeln?

Ein Büroumzug ist häufig eine gute Gelegenheit, den vorhandenen Bestand zu überprüfen. Nicht jedes Möbelstück muss automatisch mit ins neue Büro genommen werden.

Vor dem Umzug kann deshalb zwischen drei Gruppen unterschieden werden:

Was passiert mit Akten und Dokumenten?

Akten sind bei einem Büroumzug besonders zu berücksichtigen. Unternehmen müssen bestimmte Geschäftsunterlagen über längere Zeit aufbewahren, gleichzeitig werden viele Dokumente im täglichen Arbeitsalltag nicht mehr benötigt.

Vor dem Umzug sollte deshalb geprüft werden, welche Unterlagen:

Für den eigentlichen Transport sollten Akten außerdem so verpackt werden, dass sie nicht verloren gehen oder mit anderen Beständen vermischt werden.

Bei größeren Aktenbeständen kann eine externe Aktenlagerung sinnvoll sein. Dadurch müssen nicht alle Dokumente in den neuen Büroräumen untergebracht werden.

Aktenkagerung bei Haberling anfragen

Alte Akten vor dem Umzug aussortieren

Ein Firmenumzug kann ein guter Zeitpunkt sein, um das eigene Archiv zu überprüfen. Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist noch läuft, dürfen nicht einfach vernichtet werden. Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist, können dagegen zur sicheren Vernichtung freigegeben werden.

Gerade bei größeren Büroauflösungen oder Umzügen können erhebliche Mengen an Akten zusammenkommen. Haberling bietet neben dem Büroumzug auch die professionelle Akten- und Datenträgervernichtung nach DIN 66399 an.

So können Büroumzug, Aktenlagerung und Aktenvernichtung bei Bedarf organisatorisch miteinander verbunden werden.

Was passiert mit Computern und IT?

Die IT gehört zu den sensibelsten Bereichen eines modernen Büros. Computer, Monitore, Drucker, Netzwerkkomponenten und andere Geräte sollten nicht einfach zusammen mit gewöhnlichen Umzugskartons transportiert werden.

Vor dem Umzug sollte deshalb zunächst festgelegt werden, welche Geräte mitgenommen werden und wie sie am neuen Standort wieder angeschlossen werden.

Besonders wichtig sind:

Eine eindeutige Kennzeichnung kann dabei helfen, dass Computer, Monitore und Zubehör am neuen Standort wieder dem richtigen Arbeitsplatz zugeordnet werden.

Server und empfindliche IT-Technik umziehen

Bei einem normalen Büro-PC kann der Transport vergleichsweise einfach organisiert werden. Bei Servern, größeren IT-Systemen oder empfindlichen technischen Geräten sieht die Situation anders aus.

Hier können Gewicht, Bauweise, Empfindlichkeit und örtliche Bedingungen zusätzliche Anforderungen an den Transport stellen. Auch der Zeitpunkt des Umzugs muss sorgfältig geplant werden, wenn die IT für den laufenden Geschäftsbetrieb benötigt wird.

Bei größeren Serverlandschaften oder besonders empfindlicher Technik kann deshalb ein High-Tech-Transport sinnvoll sein.

Dabei sollten unter anderem folgende Fragen geklärt werden:

Gerade bei Unternehmen, deren Arbeitsfähigkeit stark von ihrer IT-Infrastruktur abhängt, sollte der technische Umzug nicht isoliert vom restlichen Büroumzug betrachtet werden.

Wie lässt sich die Ausfallzeit beim Büroumzug reduzieren?

Ein Unternehmen kann während eines Umzugs häufig nicht oder nur eingeschränkt arbeiten. Deshalb sollte die Zeit, in der Arbeitsplätze nicht verfügbar sind, möglichst kurz gehalten werden.

Dafür kann eine Aufteilung in einzelne Umzugsphasen sinnvoll sein.

Was passiert, wenn das neue Büro noch nicht vollständig bereit ist?

Nicht immer kann das gesamte Inventar direkt vom alten in das neue Büro gebracht werden. Vielleicht sind einzelne Räume noch nicht fertiggestellt oder die neue Bürofläche bietet zunächst nicht ausreichend Platz.

In solchen Fällen kann eine Zwischenlagerung sinnvoll sein.

Eingelagert werden können beispielsweise:

So müssen Gegenstände, die momentan nicht benötigt werden, nicht unnötig zwischen verschiedenen Standorten bewegt werden.

Haberling bietet verschiedene Möglichkeiten zur Zwischen- und Langzeitlagerung. Auf der eigenen Lagerfläche können unter anderem Möbel und technische Geräte eingelagert werden.

Lagerung bei Haberling anfordern

Welche Aufgaben sollten Unternehmen vor dem Umzug festlegen?

Ein erfolgreicher Büroumzug hängt nicht nur vom Transportunternehmen ab. Auch intern sollten Verantwortlichkeiten frühzeitig geklärt werden.

Eine einfache Übersicht kann dabei helfen:

Warum Haberling für den Büroumzug?

Ein Büroumzug kann besonders dann aufwendig werden, wenn neben Möbeln auch große Aktenbestände, technische Geräte oder Server transportiert werden müssen. Haberling verbindet verschiedene Leistungen rund um den Firmenumzug und kann dadurch auch komplexere Projekte begleiten.

Zum Leistungsumfang gehören unter anderem Pack- und Montagearbeiten, die Unterstützung bei der IT-Verkabelung, Raumplanung sowie verschiedene Transport- und Lagerlösungen. Für Akten und Computer stehen rollfähige und verschließbare Transportsysteme zur Verfügung; bei höheren Stockwerken können Außenaufzüge eingesetzt werden.

Wenn nicht alles direkt am neuen Standort benötigt wird, können Möbel und technische Geräte zwischengelagert werden. Für besonders empfindliche technische Ausstattung können außerdem spezialisierte Transportlösungen in Betracht kommen.

Damit lässt sich ein Büroumzug bei Bedarf als zusammenhängendes Projekt planen – von der Vorbereitung über den Transport bis zum Aufbau am neuen Standort.

Büroumzug mit Haberling planen

Fazit

Ein Büro umzuziehen bedeutet weit mehr, als Möbel von einem Gebäude in ein anderes zu transportieren. Büromöbel, Akten und IT haben unterschiedliche Anforderungen und sollten deshalb bereits bei der Planung getrennt betrachtet werden.

Während Möbel häufig demontiert und wieder aufgebaut werden können, benötigen Akten eine strukturierte Behandlung und gegebenenfalls eine sichere Lagerung. Computer, Server und andere technische Geräte sollten dagegen besonders sorgfältig geplant und transportiert werden.

Eine frühzeitige Bestandsaufnahme, klare Verantwortlichkeiten und ein detaillierter Zeitplan helfen dabei, den Büroumzug möglichst effizient zu organisieren. Wenn zusätzlich Lagerung oder ein spezieller Transport für empfindliche Technik benötigt wird, kann es sinnvoll sein, diese Leistungen direkt in die Umzugsplanung einzubeziehen.