Archivlogistik Berlin
Was ist Archivlogistik und wann lohnt sie sich für Unternehmen?
Archivlogistik umfasst die sichere Lagerung, Verwaltung und schnelle Bereitstellung von Geschäftsunterlagen. Unternehmen profitieren von mehr Platz im Büro, einem strukturierten Archiv, DSGVO-konformer Aktenlagerung und einem schnellen Zugriff auf Dokumente. Haberling übernimmt Transport, Archivierung, digitale Erfassung und die sichere Aufbewahrung Ihrer Akten in Berlin.
Archivierung von Akten
Unser Sicherheitsarchiv bietet Sicherheitsstandards bei dem Ihre Akten sicher untergebracht und professionell vor Feuer, Nässe und Einbruch geschützt sind. Durch die digitale Erfassung in Form einer individuellen Verschlagwortung sind Ihre Akten leicht online bestellbar.
Die Lager sind mit elektronischen Zutrittskontrollen, Brandmeldeanlagen inklusive Feuerwehraufschaltung, Alarmanlagen sowie Videoüberwachung auf dem neuesten technischen Stand abgesichert und in der Regel beheizt.
Übernahme der Bestände, Ersteinlagerung und Archivierung
Die Erfassung der Akten erfolgt flexibel entsprechend Ihrer Bedürfnisse. Gern übernehmen wir dabei die arbeitsintensive Archivierung und Verschlagwortung für Sie.
Jede Akte (Aktenkarton) wird mit einem Barcode versehen und nach Suchbegriffen in unserer Archivdatenbank erfasst. Die Suchbegriffe und der Umfang der Verschlagwortung werden mit Ihnen im Vorfeld individuell im Detail abgestimmt. Die Suchmasken sind dabei dynamisch und individuell veränderbar. Suchfelder können beispielsweise sein:
- Datum
- Abteilung / Name
- Bezeichnung / Inhalt
- eigene Nummernkreisläufe
- Wiedervorlage oder Vernichtungszeitpunkt
Weiterhin ist es möglich, bereits vorhandene Datenbestände in Form von Excel-Listen in unsere Archivdatenbank zu importieren. Die Akten werden dann mittels des Barcodes in der Datenbank einem klar definierten Stellplatz im Lager zugeordnet. Sie entscheiden durch Unterteilung in Abteilungen und anhand einer umfangreichen Rechtevergabe über die Zugriffmöglichkeiten Ihrer Mitarbeiter.
Später benötigte Akten können Sie einfach und schnell von Ihrem Schreibtisch aus mit unserem browserbasierten Aktenerfassungs- und Bestellsystem auffinden und über den Warenkorb zur Anlieferung in Ihrem Hause abrufen und bei Bedarf auch neue Akten selbst in die Datenbank erfassen.
Lagermöglichkeiten
Unsere Lagermöglichkeiten bestehen aus:
- Regalen
- Kartons im Regal oder auf Paletten im Hochregal
- Verschließbaren und verplombten Behältnissen
- Wasser- und brandsicheren Containern (High End Produkt)
Selbstverständlich können wir Ihnen bei Bedarf sowohl weitere Varianten, als auch eine komplette oder teilweise Digitalisierung Ihrer Akten anbieten.
Sichere Aktenarchivierung mit Zutrittskontrolle und Videoüberwachung
Die Datenbank zur Verwaltung Ihrer Akten erreichen Sie ganz einfach mittels passwortgeschütztem Login über unser browserbasiertes Aktenerfassungs- und Bestellsystem. Somit können Sie diese jederzeit plattformunabhängig von jedem PC mit Internetanschluss erreichen, ohne zusätzliche Software auf Ihrem System installieren zu müssen. Zur Gewährleistung der Sicherheit ist eine zertifizierte SSL-Verschlüsselung eingerichtet.
So funktioniert unsere Archivlogistik
Durch eine gezielte Archivorganisations- und Statusanalyse ermöglichen wir die Erarbeitung eines individuellen Organisationskonzepts. Organisationsziele und Konditionen werden an die Bedürfnisse Ihrer Firma angepasst, so dass wir eine speziell auf Sie abgestimmte Archivierungsvereinbarung erarbeiten können.
Jede Akte bzw. Karton erhält eine eindeutige Signatur mittels eines Barcodes. Durch diese Vorgehensweise ist ein lückenloser und detaillierter Nachweis über Art und Menge der gelagerten Akten gegeben. Der Transport des Archivgutes erfolgt mit eigenen Fahrzeugen und eigenem festen Personal unter Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Welche Lagermöglichkeiten gibt es?
Unsere Lagermöglichkeiten bestehen aus Regalen, Kartons im Regal oder auf Paletten im Hochregal, Verschließbaren und verplombten Behältnissen und Lagercontainern.
Welchen Schutz bietet das Sicherheitsarchiv?
Unser Sicherheitsarchiv bietet Sicherheitsstandards bei dem Ihre Akten sicher untergebracht und professionell vor Feuer, Nässe und Einbruch geschützt sind. Zudem sind unsere Lager mit elektronischen Zutrittskontrollen, Brandmeldeanlagen inklusive Feuerwehraufschaltung, Alarmanlagen sowie Videoüberwachung auf dem neuesten technischen Stand abgesichert und beheizt.
Können meine Daten und Akten durch Haberling erfasst und archiviert werden?
Ja, die Erfassung der Akten erfolgt flexibel entsprechend Ihrer Bedürfnisse. Gern informieren und beraten wie Sie über die Archivierung.
Kann ich meine Akten während der Lagerung einsehen?
Ja, bei einem vor Ort Termin an unserem Lager oder per Abruf über das passwortgeschützte und browserbasiertes Aktenerfassungs- und Bestellsystem. Zur Gewährleistung der Sicherheit ist eine zertifizierte SSL-Verschlüsselung eingerichtet.
Was kostet eine Archivlogistik?
Die Kosten einer Archivlogistik hängen unter anderem von der Anzahl der Akten, der benötigten Lagerfläche, der gewünschten Verschlagwortung sowie zusätzlichen Leistungen wie Digitalisierung oder Transport ab. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles und unverbindliches Angebot, das auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
Ist die Archivierung DSGVO-konform?
Ja. Bei der Archivierung legen wir höchsten Wert auf Datenschutz und Datensicherheit. Der Zugriff auf Ihre Akten erfolgt ausschließlich über autorisierte Personen. Unsere Lager sind durch moderne Sicherheitsmaßnahmen geschützt und der Transport sowie die Archivierung erfolgen unter Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften.
Wie schnell kann ich archivierte Akten wieder erhalten?
Über unser browserbasiertes Archivsystem können Sie benötigte Akten jederzeit anfordern. Je nach Vereinbarung liefern wir die gewünschten Unterlagen schnell und zuverlässig an Ihren Unternehmensstandort oder stellen sie für die Abholung bereit.
Welche Dokumente können archiviert werden?
Wir archivieren unter anderem Personalakten, Buchhaltungsunterlagen, Vertragsdokumente, Bauakten, Patientenakten, Geschäftsunterlagen sowie weitere physische Dokumente. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir eine Archivstruktur, die optimal auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist.
Können bestehende Archive übernommen werden?
Ja. Wir übernehmen bestehende Archive unabhängig von ihrer Größe und unterstützen Sie bei der Erfassung, Strukturierung und Einlagerung Ihrer Akten. Bereits vorhandene Daten, beispielsweise aus Excel-Listen, können auf Wunsch in unsere Archivdatenbank übernommen werden.
Kann ich meine archivierten Akten digital verwalten?
Ja. Alle archivierten Akten werden mit einem Barcode erfasst und können über unser passwortgeschütztes, browserbasiertes Archivsystem verwaltet werden. Dadurch lassen sich Dokumente schnell finden, anfordern und übersichtlich organisieren – unabhängig vom Standort.
Für welche Unternehmen eignet sich Archivlogistik?
Unsere Archivlogistik eignet sich für Unternehmen jeder Größe sowie öffentliche Einrichtungen. Besonders profitieren Kanzleien, Steuerberater, Arztpraxen, Krankenhäuser, Versicherungen, Industrieunternehmen, Immobilienverwaltungen und Behörden, die große Mengen an Unterlagen sicher und platzsparend archivieren möchten.
Bieten Sie auch die Digitalisierung von Akten an?
Ja. Auf Wunsch übernehmen wir die vollständige oder teilweise Digitalisierung Ihrer Akten. So können Sie papierbasierte Archive schrittweise digitalisieren und gleichzeitig weiterhin auf eine sichere physische Archivierung zurückgreifen, wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies erfordern.
