Aktenlagerung & Archivierung in Berlin für Unternehmen
Was ist Aktenlagerung?
Aktenlagerung bezeichnet die sichere externe Archivierung von Geschäftsunterlagen, Personalakten und Dokumenten unter Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Unternehmen profitieren von geschützten Lagerflächen, digitaler Inventarisierung, schnellem Zugriff auf Akten sowie DSGVO-konformer Archivierung und Aktenvernichtung.
Sichere Aktenlagerung nach DSGVO in Berlin
Viele Geschäftsunterlagen müssen über Jahre hinweg gesetzeskonform aufbewahrt werden. Die externe Aktenlagerung schafft Platz im Unternehmen und sorgt gleichzeitig für eine sichere, strukturierte und jederzeit nachvollziehbare Archivierung Ihrer Dokumente.
In unseren modernen Lagerflächen in Berlin-Charlottenburg archivieren wir Aktenbestände für Unternehmen, Kanzleien, Praxen und Organisationen unter hohen Sicherheitsstandards. Alle Lagerbereiche sind beheizt, videoüberwacht, alarmgesichert und mit elektronischen Zugangskontrollen ausgestattet.
Auf über 12.000 m² Lagerfläche sowie zusätzlichen 1.400 Palettenstellplätzen bieten wir flexible Lösungen für die langfristige Aktenaufbewahrung und Archivlogistik.
12.000 m²
Lagerfläche
1.400
Palettenstellplätze
Videoüberwachte
Lagerhäuser
Alarmgesicherte
Lagerflächen
Lastenaufzüge
bis 6 Tonnen Nutzlast
Beheizte Lagerflächen
mit elektronischer Zugangskontrolle
Für welche Unternehmen eignet sich externe Aktenlagerung?
Unsere Lösungen zur Aktenarchivierung eignen sich insbesondere für Unternehmen und Organisationen mit langfristigen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.
Typische Einsatzbereiche:
- Steuerberater und Kanzleien
- Arztpraxen und medizinische Einrichtungen
- Hausverwaltungen
- Industrieunternehmen
- Versicherungen
- Personalabteilungen
- Öffentliche Einrichtungen
- Bau- und Projektunternehmen
Wir übernehmen sowohl einzelne Archivbestände als auch die vollständige externe Archivierung großer Aktenmengen.
Digitale Archivierung & moderne Archivlogistik
Bei Bedarf übernehmen wir Ihre Aktenbestände direkt bei Ihnen vor Ort und transportieren diese sicher in unsere Archive in Berlin. Dort erfolgt die strukturierte Erfassung und digitale Inventarisierung aller Dokumente mit Hilfe moderner Archivierungssoftware.
Über eine SSL-verschlüsselte, webbasierte Anwendung können Sie Ihre Aktenbestände jederzeit verwalten, durchsuchen und einzelne Akten bequem anfordern. Unser flexibler Zustell- und Abholservice ermöglicht einen schnellen Zugriff auf archivierte Unterlagen.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Akten
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, zahlreiche Geschäftsunterlagen über mehrere Jahre aufzubewahren. Die Dauer richtet sich unter anderem nach Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO) und DSGVO.
Typische Aufbewahrungsfristen:
- 10 Jahre für Buchhaltungsunterlagen und Jahresabschlüsse
- 8 Jahre für Buchungsbelege
- 6 Jahre für geschäftliche Korrespondenz
- längere Fristen bei personenbezogenen oder medizinischen Unterlagen
Eine professionelle Aktenlagerung unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben sicher und nachvollziehbar einzuhalten.
So funktioniert unsere Aktenarchivierung
1. Abholung Ihrer Akten:Wir übernehmen Ihre Aktenbestände direkt bei Ihnen vor Ort.
2. Erfassung & Inventarisierung: Alle Akten werden strukturiert erfasst und digital inventarisiert.
3. Sichere Lagerung: Die Archivierung erfolgt in überwachten und gesicherten Lagerflächen.
4. Zugriff & Zustellung: Benötigte Akten können jederzeit angefordert und zugestellt werden.
5. DSGVO-konforme Vernichtung: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichten wir Akten auf Wunsch datenschutzkonform.
DSGVO-konforme Aktenvernichtung
Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen vernichten wir Ihre Akten auf Wunsch automatisch und datenschutzkonform gemäß DSGVO sowie nach DIN 66399 bis Schutzklasse 3.
Die sichere Vernichtung erfolgt nach hohen Sicherheitsstandards. Anschließend erhalten Sie ein Zertifikat als Nachweis der ordnungsgemäßen Aktenvernichtung.
Digitalisierung Ihrer Aktenbestände
Auf Wunsch digitalisieren wir Ihre Aktenbestände gemeinsam mit erfahrenen Kooperationspartnern. Moderne Hochleistungsscanner erfassen Dokumente effizient und erzeugen durchsuchbare PDF-Dateien inklusive Qualitätskontrolle und Reporting.
Die Digitalisierung erleichtert den schnellen Zugriff auf Dokumente, reduziert Archivflächen und unterstützt moderne digitale Arbeitsprozesse.
Vorteile externer Aktenlagerung
Hoher Platzbedarf im Büro
Mehr freie Büroflächen
Eigene Verwaltung notwendig
Professionelle Archivlogistik
Höheres Sicherheitsrisiko
Videoüberwachte Lagerflächen
Eingeschränkte Skalierbarkeit
Flexible Lagerkapazitäten
Manueller Suchaufwand
Digitale Inventarisierung
Hoher organisatorischer Aufwand
Strukturierte Archivprozesse
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Kann ich meine Akten auch digital archivieren?
Ja, mit Hilfe einer modernen Archivierungssoftware können Aktenbestände erfasst werden. Über eine webbasierte, SSL-verschlüsselte Anwendung können Sie Ihre Aktenbestände jederzeit einsehen und einzelne Akten bei Bedarf bestellen.
Wo werden die Akten eingelagert bzw. archiviert?
Ihre Akten werden in Berlin-Charlottenburg in modernen, gesicherten und beheizbaren Flächen gelagert. Alle unsere Lagerhäuser sind videoüberwacht, alarmgesichert und mit elektronischen Zugangskontrollen gesichert.
Kann ich meine Akten auch digitalisieren?
Ja, auf Wunsch bieten wir Ihnen auch die Digitalisierung Ihrer Aktenbestände in Zusammenarbeit mit einem fachkundigen Kooperationspartner an. Hochleistungsscanner erfassen Ihre Datenbestände und liefern durchsuchbare PDF-Formate sowie Reportings zur Qualitätskontrolle.
Kann ich Akten auch vernichten lassen?
Ja, nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichten wir Ihre Akten auf Wunsch automatisch nach hohen Sicherheitsstandards gemäß DSGVO und bis zur Schutzklasse 3 der DIN 66399. Im Anschluss erhalten Sie ein Zertifikat, das Ihnen die datenschutzkonforme Vernichtung Ihre Akten bestätigt.
Wie lange müssen Akten aufbewahrt werden?
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Akten richten sich unter anderem nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Viele Geschäftsunterlagen wie Buchhaltungsunterlagen oder Jahresabschlüsse müssen bis zu 10 Jahre archiviert werden. Geschäftsbriefe und andere Dokumente unterliegen häufig einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.
Was kostet externe Aktenlagerung?
Die Kosten für externe Aktenlagerung hängen unter anderem vom Umfang der Aktenbestände, der benötigten Lagerfläche, der gewünschten Zugriffshäufigkeit sowie zusätzlichen Leistungen wie Transport, Inventarisierung oder Digitalisierung ab. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot für Ihre Anforderungen.
