Alte Akten entsorgen: Was dürfen Unternehmen wegwerfen?

Welche Akten dürfen Unternehmen entsorgen?

In Unternehmen sammeln sich über die Jahre große Mengen an Rechnungen, Verträgen, Geschäftsbriefen, Personalunterlagen und anderen Dokumenten an. Ein Teil davon muss für mehrere Jahre aufbewahrt werden. Andere Unterlagen können nach Ablauf der jeweiligen Frist vernichtet werden.

Deshalb sollte vor der Aktenentsorgung zunächst geprüft werden:

Erst nach dieser Prüfung sollte entschieden werden, welche alten Akten tatsächlich entsorgt werden können.

Aufbewahrungsfristen vor der Aktenentsorgung prüfen

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Entsorgung alter Geschäftsunterlagen ist der Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Je nach Dokumentenart können unterschiedliche Fristen gelten.

Typische Aufbewahrungsfristen für Unternehmen sind beispielsweise:

Die konkreten Anforderungen können sich je nach Art der Unterlagen unterscheiden. Deshalb sollte vor einer größeren Aktenvernichtung geprüft werden, ob für die jeweiligen Dokumente tatsächlich keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

Wer regelmäßig alte Akten aussortiert, kann die Unterlagen beispielsweise nach Aufbewahrungsjahr und Dokumentenart organisieren. So lässt sich leichter erkennen, welche Akten noch archiviert werden müssen und welche bereits zur Vernichtung freigegeben werden können.

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Alte Akten einfach in den Papiermüll werfen?

Bei vertraulichen Geschäftsunterlagen ist der normale Papiermüll in der Regel keine geeignete Lösung. Auf Rechnungen, Verträgen, Personalakten oder anderen Geschäftsdokumenten können personenbezogene und vertrauliche Informationen stehen.

Das betrifft beispielsweise:

Solche Dokumente sollten nicht einfach vollständig lesbar in einen Papiercontainer oder Papierkorb gegeben werden. Entscheidend ist vielmehr, dass die Informationen nach der Entsorgung nicht mehr unbefugt eingesehen oder rekonstruiert werden können.

Für Unternehmen bedeutet das: Alte Akten entsorgen heißt nicht nur Papier wegwerfen, sondern vertrauliche Informationen sicher vernichten.

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Akten mit personenbezogenen Daten sicher vernichten

Besonders sorgfältig sollte mit Dokumenten umgegangen werden, die personenbezogene Daten enthalten. Werden solche Unterlagen nicht mehr benötigt und dürfen sie aufgrund abgelaufener Aufbewahrungsfristen vernichtet werden, sollte die Vernichtung entsprechend sicher organisiert werden.

Bei einer professionellen Aktenvernichtung werden die Unterlagen nicht lediglich entsorgt, sondern kontrolliert vernichtet. Für die Vernichtung von Akten und Datenträgern gelten dabei definierte Sicherheitsanforderungen.

Eine professionelle Lösung kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn:

Was bedeutet Aktenvernichtung nach DIN 66399?

Die DIN 66399 beschreibt Anforderungen an die sichere Vernichtung von Datenträgern. Sie berücksichtigt unterschiedliche Arten von Informationen und Datenträgern und definiert unter anderem Schutzklassen und Sicherheitsstufen.

Für Unternehmen ist die Norm insbesondere deshalb relevant, weil die sichere Aktenvernichtung nicht nur eine Frage der Papiermenge ist. Entscheidend ist auch, wie sensibel die Informationen sind und welches Schutzniveau für die Vernichtung erforderlich ist.

Bei einer professionellen Aktenvernichtung werden die Dokumente deshalb entsprechend den festgelegten Sicherheitsanforderungen verarbeitet.

Wie läuft eine professionelle Aktenentsorgung ab?

Wer große Mengen alter Akten entsorgen möchte, sollte den Prozess möglichst strukturiert organisieren. Dabei geht es nicht nur um die eigentliche Vernichtung, sondern auch um Sammlung, Transport und Dokumentation.

Ein möglicher Ablauf ist:

Dadurch lässt sich der gesamte Vorgang von der Aussonderung bis zur endgültigen Vernichtung nachvollziehbar organisieren.

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Was tun mit Akten, deren Aufbewahrungsfrist noch läuft?

Nicht jede alte Akte kann sofort entsorgt werden. Wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, müssen die entsprechenden Unterlagen weiterhin aufbewahrt werden.

Gerade bei Unternehmen mit umfangreichen Archiven kann dadurch schnell Platzmangel entstehen. Eine Möglichkeit besteht darin, nicht mehr regelmäßig benötigte Unterlagen extern zu archivieren.

Eine externe Aktenlagerung kann beispielsweise für:

genutzt werden.

Die Akten werden dabei strukturiert archiviert und können bei Bedarf wieder angefordert werden. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist können die Unterlagen anschließend zur datenschutzkonformen Vernichtung freigegeben werden.

Wie können Unternehmen Aktenvernichtung effizient organisieren?

Für Unternehmen mit regelmäßigem Dokumentenaufkommen kann es sinnvoll sein, die Aktenentsorgung nicht erst dann zu organisieren, wenn die Archivräume vollständig gefüllt sind.

Ein sinnvoller Prozess kann beispielsweise so aussehen:

Dadurch entsteht ein kontinuierlicher Prozess statt einer großen einmaligen Aufräumaktion.

Für größere Unternehmen kann außerdem eine Kombination aus Aktenlagerung, Archivlogistik und späterer Aktenvernichtung sinnvoll sein. So können Unterlagen zunächst sicher aufbewahrt und nach Ablauf der jeweiligen Frist gezielt vernichtet werden.

Was passiert nach der Aktenvernichtung?

Bei einer professionellen Aktenvernichtung sollte nachvollziehbar sein, dass die zur Vernichtung übergebenen Unterlagen tatsächlich ordnungsgemäß vernichtet wurden.

Ein entsprechender Nachweis kann für Unternehmen insbesondere bei sensiblen Geschäfts- und Personaldokumenten relevant sein. Haberling stellt nach der datenschutzkonformen Aktenvernichtung ein Zertifikat als Nachweis der ordnungsgemäßen Vernichtung aus.

So kann die Vernichtung nicht nur praktisch durchgeführt, sondern auch entsprechend dokumentiert werden.

Warum Haberling für die Aktenvernichtung?

Haberling ist als Entsorgungsfachbetrieb gemäß § 56 Kreislaufwirtschaftsgesetz zertifiziert und bietet die überregionale Akten- und Datenträgervernichtung an. Die Vernichtung erfolgt nach den Anforderungen der DIN 66399; je nach Bedarf sind unterschiedliche Sicherheitsstufen bis Schutzklasse 3 möglich.

Für die Sammlung und den Transport vertraulicher Unterlagen stehen verschließbare Sicherheitsbehälter in verschiedenen Größen zur Verfügung. Die Akten werden anschließend in einer eigenen zertifizierten Großschredderanlage vernichtet. Nach der Vernichtung erhalten Kunden einen entsprechenden Nachweis.

Für Unternehmen, die ihre Unterlagen noch nicht vernichten dürfen, bietet Haberling außerdem Aktenlagerung und Archivlogistik an. So können Aufbewahrung und spätere Vernichtung miteinander verbunden werden.

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Fazit

Alte Akten dürfen Unternehmen nicht automatisch entsorgen, nur weil die Dokumente schon einige Jahre alt sind. Vor der Aktenentsorgung sollte zunächst geprüft werden, ob gesetzliche Aufbewahrungsfristen noch laufen und ob andere Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.

Sind die Unterlagen nicht mehr aufzubewahren, sollten vertrauliche und personenbezogene Dokumente nicht einfach im normalen Papiermüll landen. Eine professionelle Aktenvernichtung stellt sicher, dass die enthaltenen Informationen kontrolliert und nachvollziehbar vernichtet werden.

Für Unternehmen mit umfangreichen Archiven kann außerdem die Kombination aus Aktenlagerung, Archivierung und späterer Aktenvernichtung eine praktische Lösung sein.